股權部開(kāi)展“檔案大整理” 促進(jìn)檔案管理和利用
從去年11月下旬至今年2月的兩個(gè)多月時(shí)間里，股權管理部如火如荼地開(kāi)展了一次“檔案大整理”，有效地促進(jìn)股權管理檔案的管理和利用。
由于公司股東人數較多，各類(lèi)資料保存的年頭較久，且資料的查找次數較頻繁，因此，股權部大部分相關(guān)檔案，至今無(wú)法移交公司檔案室統一管理。一直以來(lái)，檔案管理都是作為部門(mén)整體工作中一塊較為重要的內容。由于年頭太久，股權部原本保存的檔案袋有了不同程度的破存，后來(lái)新留存的資料沒(méi)有系統的保存方式，原有的保存方式（包括材料規格、裝訂方式、保存用的檔案袋或盒、標記方式、編號方法等）都需要更新。
去年11月下旬開(kāi)始，股權部派人到公司綜合檔案室參觀(guān)、學(xué)習，并針對部門(mén)各類(lèi)檔案的情況就裝訂、保存、分類(lèi)等方面進(jìn)行請教、探討，形成一套系統的檔案整理規范。本著(zhù)“精裝訂、細分類(lèi)、嚴編排、巧存放”的原則，全面、徹底地對各類(lèi)有保存價(jià)值的資料進(jìn)行管理。
圖為已經(jīng)整理的檔案
精裝訂。在公司檔案室學(xué)習了三孔一線(xiàn)裝訂法及其適用范圍，購入自動(dòng)熱熔鉚管的憑證裝訂機，爭取規范保存個(gè)人股東分紅收據及一些個(gè)人分紅銀行回單。
細分類(lèi)。為了便于查找和翻閱，股權部將各類(lèi)資料作了細致的分類(lèi)。例如，將歷年的個(gè)人股東分紅的開(kāi)戶(hù)申請表、收據及報表，歸類(lèi)為“個(gè)人分紅收據及開(kāi)戶(hù)申請表”，并按照年份從2000年至2015年分類(lèi)、整理、排序，將13年的相關(guān)材料近上萬(wàn)份整理裝盒，共163卷。我們將原先收藏在檔案箱的早年的認購協(xié)議書(shū)按地區分類(lèi)后保存到檔案盒里，共整理出101卷。股權部此次共分類(lèi)整理出各類(lèi)檔案近300卷，重點(diǎn)對個(gè)人分紅收據及開(kāi)戶(hù)申請表、認購協(xié)議書(shū)、法人股拆細原始資料進(jìn)行了新一輪規整。
嚴編排。將各類(lèi)資料分類(lèi)歸整到檔案盒以后，根據各類(lèi)材料的分類(lèi)情況，按照年份、地區、法人單位的股權賬號等進(jìn)行進(jìn)一步的編排，編上分類(lèi)號、檔案號，貼上統一規格的標簽，達到方便查詢(xún)的目的。同時(shí)，也在電腦上建立了電子檔案，對文件材料題名、分類(lèi)號、案卷號、卷數作了記錄，更加方便查找。
巧存放?！扒纱娣拧钡哪康氖沁_到整齊、美觀(guān)的效果，同時(shí)在實(shí)用性上達到便于查詢(xún)和完整永久保存的目的。與往年不同，為了更好保存好一些原始的檔案資料，股權部將部門(mén)不是經(jīng)常性查詢(xún)的檔案整理好后移交到公司綜合檔案室作永久保存。
此次“檔案大整理”，歷時(shí)相對較久，參與整理的人數多（部門(mén)各代理處均派人參與整理），根據工作實(shí)際需要，結合專(zhuān)業(yè)檔案管理要求，對各類(lèi)需保存的原始資料、文件文稿、報表憑證、協(xié)議合同等等具保存價(jià)值的檔案進(jìn)行一次徹底的規整。在整理的過(guò)程中，對部門(mén)所有資料的存放歸檔作了一次系統的安排，對今后檔案保存工作有一定的指導意義。股權部將不懈努力，不斷學(xué)習研究和改進(jìn)檔案管理方式，規范檔案管理工作，更好地服務(wù)好股東。
陳麗莉
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